Een bedrijf verlaten betekent niet dat je de HR-documenten verliest die je jarenlang op MyPeopleDoc hebt verzameld. De digitale kluis blijft toegankelijk na vertrek, mits je enkele technische stappen binnen een bepaalde termijn volgt. De overgang tussen twee werkgevers is het moment waarop het risico om de toegang tot je loonstroken en contracten te verliezen het grootst is.
Persoonlijk e-mailadres op MyPeopleDoc: de blokkade die je moet anticiperen voor vertrek
De meeste werknemers activeren hun MyPeopleDoc-kluis met hun zakelijke e-mailadres, dat door het bedrijf is verstrekt. Op het moment van vertrek wordt dit adres gedeactiveerd door de IT-afdeling, soms binnen enkele uren na het einde van het contract.
Als het MyPeopleDoc-account alleen aan dit zakelijke e-mailadres is gekoppeld, wordt het herstel van het wachtwoord onmogelijk. De werknemer heeft dan een bestaande kluis met zijn documenten, maar zonder manier om in te loggen.
De uit te voeren handeling is eenvoudig maar wordt vaak verwaarloosd: een persoonlijk e-mailadres opgeven vóór de effectieve vertrekdatum. Deze update kan worden gedaan vanuit de accountinstellingen, in de sectie voor contactinformatie. Sommige operationele gidsen raden aan dit te doen zodra de beëindiging of het ontslagbrief is ondertekend, zonder te wachten tot de laatste dag.
Het behoud van toegang tot je My People Docs-documenten hangt af van dit technische punt, dat de rest bepaalt.
Continuïteit van de digitale kluis na een verandering van werkgever
De MyPeopleDoc-kluis is gekoppeld aan de persoon, niet aan het bedrijf. Dit principe, verankerd in de regelgeving over de digitalisering van loonstroken, garandeert dat de documenten toegankelijk blijven, zelfs als het bedrijf van dienstverlener verandert of verdwijnt.
Wanneer een werknemer bij een nieuwe werkgever komt die ook MyPeopleDoc gebruikt, kunnen de twee ruimtes naast elkaar bestaan. De functie voor het koppelen van accounts maakt het mogelijk om documenten van verschillende opeenvolgende werkgevers onder één toegang te groeperen. De werknemer behoudt een gecentraliseerd overzicht zonder te hoeven jongleren met meerdere identificaties.
Als de nieuwe werkgever echter MyPeopleDoc niet gebruikt, blijft de oude kluis autonoom toegankelijk. Er is geen actie van de nieuwe werkgever vereist om deze toegang te behouden. De werknemer logt in met zijn persoonlijke identificaties, onafhankelijk van enige contractuele relatie met een bedrijf.
Bewaartermijn gegarandeerd door de regelgeving
Het regelgevend kader vereist een bewaartermijn voor gedigitaliseerde loonstroken van ten minste 50 jaar of tot de 75-jarige leeftijd van de werknemer. Deze verplichting rust op de dienstverlener van de kluis, niet op de werkgever.
De asymmetrie is opmerkelijk: een werkgever is slechts verplicht om zijn eigen kopieën enkele jaren te bewaren. Voor een werknemer die meerdere functies achter elkaar heeft in een lange carrière, wordt de digitale kluis een veel duurzamer professioneel archief dan de archieven van elk van de bedrijven die hij heeft doorlopen.
Downloaden en lokale opslag van MyPeopleDoc-documenten
Exclusief vertrouwen op een online service om documenten gedurende meerdere decennia te bewaren, brengt een structureel risico met zich mee. Dienstverleners kunnen worden overgenomen, gefuseerd of hun servicevoorwaarden wijzigen. MyPeopleDoc maakt vandaag deel uit van het UKG HR Service Delivery-ecosysteem, wat getuigt van al lopende evoluties.
Regelmatig je documenten op een persoonlijk opslagmedium downloaden blijft de meest betrouwbare voorzorgsmaatregel. Het platform maakt het mogelijk om elk bestand individueel of in bulk te downloaden. Hier zijn de elementen die je prioriteit moet geven bij het opslaan:
- De loonstroken van elke werkgever, nodig voor hypotheek-, huur- of pensioenberekeningen
- De arbeidsovereenkomsten en aanvullingen, die de arbeidsvoorwaarden en functiewijzigingen vastleggen
- De werkgeversverklaringen en werkcertificaten, nodig bij inschrijving bij France Travail of om een professionele ervaring te rechtvaardigen
- De opleidings- en certificeringsdocumenten, nuttig voor een omscholing of validatie van verworven competenties
Deze bestanden op twee verschillende media (externe harde schijf en persoonlijke cloudservice) opslaan, beperkt het risico op totale verlies.
Bijzondere gevallen die de overdraagbaarheid van HR-documenten bemoeilijken
De theorie is duidelijk: de kluis volgt de werknemer. De praktijk onthult enkele situaties waarin de continuïteit bemoeilijkt wordt.
Wanneer een werkgever MyPeopleDoc halverwege stopt met gebruiken (bijvoorbeeld door een verandering van loonleverancier), blijven de al gedeponeerde documenten in de kluis van de werknemer. De nieuwe loonstroken zullen via een ander kanaal verlopen. De werknemer heeft dan een gefragmenteerd overzicht tussen verschillende platforms.
Het geval van de volledige verdwijning van het bedrijf (faillissement) stelt een andere vraag. De regelgeving verplicht de dienstverlener van de digitale kluis om de teruggave of overdraagbaarheid van documenten te waarborgen, ongeacht het lot van de werkgever. De beschikbare gegevens maken het niet mogelijk om conclusies te trekken over de werkelijke soepelheid van dit proces in alle gevallen, maar het wettelijke kader beschermt de werknemer in principe.
Meerdere accounts en dubbele adressen
Een werknemer die zijn MyPeopleDoc-account bij een eerste werkgever heeft aangemaakt met een e-mailadres, en vervolgens een nieuwe uitnodiging ontvangt bij een tweede werkgever met hetzelfde adres, kan geconfronteerd worden met een accountconflict. Het koppelen van accounts lost dit probleem op, maar vereist een handmatige handeling vanuit de interface.
Het niet uitvoeren van deze koppeling betekent dat er twee gescheiden kluizen blijven bestaan, met twee afzonderlijke inloggegevens. Het centraliseren van je documenten onder één unieke identificatie vereenvoudigt het beheer op de lange termijn, vooral voor een professioneel pad met meerdere werkgevers.
De overdraagbaarheid van digitale HR-documenten hangt minder af van de technologie dan van de reflexen van de werknemer op het moment van vertrek. Het bijwerken van je e-mailadres, het downloaden van je bestanden, het koppelen van je accounts: drie handelingen die enkele minuten duren en jaren van professioneel overzicht veiligstellen.
